Anna Alternatywnie: Projekt Freelancer cz. II

O czym powinien pamiętać grafik, decydując się na pracę wolnego strzelca, jeśli nie chce zakładać działalności gospodarczej, ani nie pracuje nigdzie indziej? Część kolejna – ostatnia.

W tym artykule opowiem Ci o:

1. Podatki i PIT-y – z czym to się je?

2. Na co uważać?

– zapisy w umowie freelancera

– wycenianie swojej pracy

– zarządzanie własnym czasem

Zanim przejdę do artykułu, chciałabym dodać jeszcze coś, co umknęło mi w poprzednim — NIP. Choć nie jest obowiązkowy dla osób bez działalności gospodarczej, warto go sobie wyrobić, ponieważ w przyszłości ułatwia załatwianie spraw z różnymi urzędami. Przydał mi się, kiedy chciałam skorzystać ze zniżki na bilet na Arena Design, a nie uwzględniono tam freelancerów. Niektóre banki wymagają go także, by odprowadzić składki ZUS, a dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne jest właśnie taką składką.

Podatki i PIT-y – z czym to się je?

Zawsze najrozsądniej postąpisz, jeśli upewnisz się, co do sposobu rozliczania w pobliskim Urzędzie Skarbowym, u księgowego lub radcy podatkowego.

W moim przypadku, wygląda to następująco:

1. Firmy, z którymi zawieram umowy, występują jako mój pośrednik w płaceniu podatków. Zaliczka na podatek dochodowy, wynosi w przypadku takiej działalności jak moja 18% z uwzględnieniem 50% kosztów przychodu. (50% dotyczy wynagrodzenia uzyskiwanego z tytułu praw autorskich).

To znaczy, że jeśli wycenię projekt na 1000zł brutto (z podatkiem), to podatek 18% obliczany jest jedynie od 50% tej kwoty, czyli 500zł.

Zazwyczaj odlicza to za mnie firma, z którą współpracuję, ale samemu możesz skorzystać z darmowych kalkulatorów.

http://www.money.pl/podatki/kalkulatory/plac/

http://wynagrodzenia.pl/kalkulator.php

http://www.kalkulator.interkadra.pl/calc/index.html

Sprawdziłam każdy z nich dla przykładowej kwoty i każdy dał ten sam wynik.

Wypełniając kalkulator trzeba pamiętać, że pola należy wypełnić w następujący sposób:

Kalkulator dla: pracownika

Typ umowy: (w moim przypadku) umowa o dzieło

Koszty uzyskania przychodu: 50%

Wysokość wynagrodzenia: netto (podać kwotę netto, nie brutto. Łatwiej policzyć)

Rok podatkowy i miesiąc: bieżąca data

2. Przed końcem roku podatkowego, wszystkie firmy z którymi zawarłam umowę o dzieło (bo tylko takie zawieram), są zobowiązane dostarczyć mi PIT-11, który uwzględniam w Picie końcoworocznym.

Jeśli zawarłam jakąś umowę z osobą, która nie posiada firmy, a tak się stało w tym roku, sama jestem zobowiązana zapłacić podatek, rozliczając się z US przed końcem roku podatkowego.

3. Na koniec roku, rozliczam się z US na podstawie PIT-36 lub PIT-37*.

Deklaracja PIT-37 dotyczy przychodów uzyskiwanych i rozliczanych za pośrednictwem płatników, czyli firm.
Deklarację PIT-36 składają ci wszyscy, którzy uzyskiwali jakiekolwiek dochody opodatkowane na zasadach skali podatkowej (18-32%) bez pośrednictwa płatnika. Czyli jeśli zawarłam umowę zarówno z firmami (które są moim pośrednikiem), jak i osobami nie posiadającymi firmy (czyli nie są pośrednikami), wypełniam tę deklarację.

* Dokładnie, przeczytasz tutaj: http://www.pit.pl/aktualnosci-podatkowe/1003-deklaracja-pit36-czy-pit37--prawidlowy-wybor-14563/

4. Drukuję i kataloguję wszystkie składki społeczne ZUS, by ich później nie szukać. Można je odliczyć od podatku!

5. Jeśli po złożeniu zeznania końcoworocznego, nie przekroczę kwoty wolnej od podatku (która w 2015 roku wynosi 3091zł) otrzymam zwrot całego zapłaconego w ciągu roku podatku.

Na co uważać?

Zapisy w umowie freelancera

Standardową umowę o przeniesienie praw autorskich znajdziesz bez problemu w sieci. Podaję Ci przykładowy wzór z portalu Grafmag. Przeczytaj go uważnie i zmodyfikuj tak, by pasowała pod Twój typ zlecenia.

Poniżej prezentuję kilka punktów, na które powinieneś zwrócić uwagę. Pomogą Ci jak najbardziej uściślić pole działania, by w przyszłości uniknąć choć części nieporozumień ze zleceniodawcą.

1. Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Musi zostać podpisana (każda zapisana strona kartka) przez obie strony (zlecającego i wykonawcę) pod rygorem nieważności
2. Dokładny opis usługi np. Grafik podejmuje się projektu ilustracji okładkowej zwanej w dalszej części Utworem
3. Formaty w jakich zostanie przekazany projekt (np. .pdf, .jpg) i sposób przekazania (np. cyfrowy)
4. Jakie prawa i pola eksploatacji zostają przekazane klientowi

***Przekazanie praw autorskich, wcale nie musi być wyłączne i nieograniczone.* *Niektóre utwory można przekazać w sposób licencjonowany na konkretny czas i pola eksploatacji.***

Przykład:

Grafik przenosi na Zleceniodawcę wyłączne prawa majątkowe do Utworu na czas nieokreślony, na wszystkich polach eksploatacji. W szczególności:

Utrwalenie Utworu i wprowadzenie ich do pamięci komputera.
Zwielokrotnienie Utworów w formie drukowanej.
Utrwalanie Utworów na nośnikach dźwiękowych, magnetycznych lub optycznych oraz wprowadzanie do obrotu i rozpowszechnianie tak utrwalonych Utworów w całości, części lub jako części składowej – również w celach reklamowych lub promocyjnych.
Przedruk całości lub fragmentów Utworów w prasie, w audycjach radiowych lub telewizyjnych, na stronach internetowych, udzielanie sublicencji.
Wprowadzenie Utworów do obrotu w Polsce i zagranicą

Przekazanie praw wcale nie musi być wyłączne i nieograniczone. Niektóre utwory można przekazać w sposób niewyłączny, czyli licencjonowany na konkretny czas i na konkretne pola eksploatacji. Słuchając wykładu Jana Kallwejta Jak utrzymać się z ilustracji, który występował na tegorocznym Elementarzu Projektanta, dowiedziałam się, że normalną praktyką jest ograniczony czas wykorzystywania ilustracji w reklamie (np. przez rok) i dopisek o możliwości wykupienia przedłużenia za dodatkową opłatą

5. Zamieszczenie w metryce nazwiska grafika — choć nie jest to zawsze możliwe. Taka informacja pojawia się np. w stopce redakcyjnej w książce
6. Wysokość wynagrodzenia podana w kwocie netto lub brutto.
7. Sposób przekazania wynagrodzenia (np. przelew) i czas jaki zleceniodawca ma na jego realizację (np. 14 dni roboczych od daty akceptacji projektu)
8. Czas trwania umowy — choć nie jest to regułą. Moje dotychczasowe umowy nie miały zamkniętego terminu. Wyznaczona była data rozpoczęcia, ale zakończenie następowało dopiero po zakończeniu prac nad projektem. W takim przypadku warto też pomyśleć o podzieleniu płatności na raty. W momencie, kiedy projekt przedłuża się do kilku miesięcy, nie zostaniesz bez gotówki.
9. Klauzula o autentyczności materiałów.

Przykład:

Grafik zobowiązuje się, że jego praca będzie całkowicie oryginalna i ponosi pełną odpowiedzialność prawną za materiały wykorzystywane we własnym zakresie.
Odpowiedzialność prawną za materiały dostarczone przez Zleceniodawcę, na podstawie których ma być opracowany Utwór, lub które należy wykorzystać przy opracowywaniu Utworu, ponosi Zleceniodawca

10. Ilość poprawek i czas, w którym mają powstać oraz warunki akceptacji

Niektórzy projektanci pozwalają na nieograniczoną ilość poprawek, ale jak sama się przekonałam, wyznaczenie konkretnej liczby, znacząco ułatwia pracę. Niektórzy klienci po prostu nie wiedzą czego chcą i mogę Cię wykorzystywać, pisząc na przykład: Podoba mi się, ale chciałbym zobaczyć w czerwieni. A później i tak decydują się na pierwszy wariant kolorystyczny. Marnują Twój czas, nie płacąc za to dodatkowo.

Jeśli ilość korekt jest ograniczona i konsekwentnie się tego trzymamy, klient nie zasypuje nas lawiną wymyślonych naprędce zmian. Zaczyna się zastanawiać i w konsekwencji szybciej dochodzi do konkretów.

Przykład

W ramach umowy obowiązują dwie tury korekt o nieograniczonej ilości poprawek.
Jeżeli Zleceniodawca uzależni przyjęcie Utworów od wprowadzenia przez Grafika zmian, Grafik zobowiązany jest w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia od Zleceniodawcy, odpowiedzieć na piśmie, czy wprowadzi zmiany w terminie wyznaczonym przez Zleceniodawcę. Niewysłanie takiej odpowiedzi w powyższym terminie uważa się za wyrażenie zgody przez Grafika na wprowadzenie zmian przez Zleceniodawcę.
Zleceniodawca zobowiązany jest w ciągu 7 dni roboczych od otrzymania korekty od grafika, zgłosić jej akceptację lub brak akceptacji. Brak odpowiedzi, grafik odbiera jako ostateczną akceptację zamówienia

11. Informację czy możesz użyć projektu w portfolio.

12. Informację czy w ramach projektu otrzymasz egzemplarz np. książki, jeśli nad nią pracujesz.

13. Informacje o sposobie odstąpienia od umowy i sporach — Jest to zapis, w którym wyznaczone zostaną warunki, które powinny spełnić strony, by zrezygnować ze współpracy przed zakończeniem projektu, jak również sposób rozwiązywania sporów. (Zazwyczaj sądowny)

Przykład problemu:

Koncepcja ilustracji została zaakceptowana, wstępne szkice również, przystępujesz więc do przygotowania pełnego projektu. Odsyłasz go do klienta z prośbą o poprawki, a on stwierdza że cała praca mu się nie podoba i rezygnuje z niej.

To bardzo delikatna kwestia. Możesz twardo zapisać w umowie, że porzucenie projektu na pewnym etapie prac, skutkuje zapłaceniem przez klienta, określonego % zapisanej w umowie kwoty. I jeśli masz to czarno na białym z podpisem zlecającego, wszystko jest w porządku. W najgorszym przypadku, będziesz się sądził.

Co jednak, gdy już na etapie rozmów, klient mówi: Nie zgadzam się na ten punkt. Albo: Pan/Pani najpierw przygotuje cały projekt, a później my stwierdzimy, czy go kupimy.

Sama staję przed taką zagwostką, co jakiś czas. I ten temat zostawiam Ci Drogi Czytelniku do samodzielnego przemyślenia. Wiesz czy możesz pozwolić sobie na upór, by nie pracować w ciemno lub właśnie na ryzyko i pracę za obietnicę.

Nie przytrafiła mi się jeszcze sytuacja, w której klient odrzuciłby projekt w stanie zaawansowanym i za niego nie zapłacił, jeśli podpasaliśmy umowę. Inna sprawa, gdy zdecydowałam się wykonać tzw. „darmową próbkę”. Nawet teraz zdarza mi się tak pracować, gdy zależy mi na danym zleceniu. Na szczęście, nie ja jedna. Duże firmy także stają do rywalizacji w konkursach. Ważne, by ryzyko, było tego warte.

Przykłady moich decyzji:

Sytuacja 1

Spytano mnie, czy nie chciałabym przygotować propozycji ilustracji książkowej. Co prawda dotknęło mnie, że przy odmowie, wydawnictwo które miało możliwość zapoznania się z moim portfolio, oznajmiło, że nie takiego stylu się spodziewali, ale oprócz tego i kilku godzin spędzonych przy komputerze, nic nie straciłam

Sytuacja 2

Pół roku temu otrzymałam zaproszenie do wzięcia udziału w dwóch konkursach na projekty typograficzne od Archiwum Państwowego i jednego z wydawnictw uniwersyteckich. Nagrody były wysokie, ale nie zdecydowałam się na przystąpienie. Powód? Taki projekt wymaga dużego nakładu czasu, pracy i inwestycji w odpowiednie materiały (np. wykup fontów). Poza tym czas na realizację był śmiesznie krótki. Wiedziałam, że konkurencja będzie duża, a moje szanse niewielkie.

***Wypracuj swój styl!* *Nigdy nie będziesz tak dobry, jak osoba którą kopiujesz, bo… jesteś tylko kopią.***

Nie popełniaj tylko moich błędów:

Nigdy nie zgadzaj się na projekt, ani go nie wyceniaj, mając zaledwie kilka szczątkowych informacji. Dokładnie o wszystko wypytaj, także o to, czy zlecający zapoznał się z Twoją twórczością i wie czego się dokładnie spodziewać
Wykształć własny styl — Na początku swojej działalności, jeszcze na studiach, reklamowałam się jako „skopiuję każdy styl i zrobię wszystko”, co było oczywiście bzdurą. Całe szczęście, mój promotor otworzył mi oczy: Wypracuj maksymalnie trzy style i się ich trzymaj. Nigdy nie będziesz tak dobra, jak osoba którą kopiujesz, bo… jesteś tylko kopią.

Wycenianie własnej pracy — problem na miarę filozofa

W Internecie nie znajdziesz gotowego cennika, a rady ludzi najczęściej sprowadzają się do: Oceń swoje umiejętności i zastanów się ile chcesz zarabiać. Niewiele to pomaga, prawda? Ale Ci, którzy to piszą mają rację. Z tym że nie jest to ani jasne, ani pomocne dla tych, którzy pytają „Jak wycenić…?” I co z tym fantem zrobić, kiedy nie wiesz kompletnie jaką cenę podać klientowi, by z jednej strony się nie sfrajerować, a drugiej go nie wystraszyć. Wiem po samej sobie, jak trudno jest walczyć z pokusą podania jak najniższej ceny, byleby tylko zdobyć pierwsze zlecenia. Ale później, gdy w trakcie pracy uświadamiasz sobie, że to co robisz warte jest o wiele więcej, budzi się frustracja

W wielu książkach i na blogach czytałam historie o tym, że w czasach gdy byłem młodym projektantem, odrzucono moją kandydaturę, bo zaniżyłem stawkę… Kiedy zaczęłam podawać ceny zgodne z moimi oczekiwaniami i adekwatne do mojego doświadczenia oraz umiejętności, słyszałam że chyba na głowę upadłam. Przeraziłam się, że odstraszę innych klientów i znów wróciłam do głodowych stawek. Frustracja narastała. W końcu przejrzałam Internet w szerz i wzdłuż w poszukiwaniu przykładowych cen zarówno firm, jak i freelancerów i wzięłam z tego średnią.

Miałam i mam swoje oczekiwania finansowe, ale na początku zawsze idzie się na mniejsze lub większe ustępstwa. Przeważnie nie ma od tego ucieczki, chyba że zdobyłeś pewność siebie i asertywność w inny sposób np. przez udane konkursy, studenckie akcje, bądź wcześniejsze doświadczenia zawodowe. Łatwiej też obstawać przy swoim, gdy masz już jakiś klientów, a nie modlisz się o ich zesłanie.

Nie obniżaj ceny bardziej, niż 10-20%. Co ma sobie pomyśleć potencjalny klient, gdy nagle okazuje się, że godzisz się na pracę za połowę pierwotnej stawki. Chciałeś go oszukać?

ZAPAMIĘTAJ TEŻ!

Uważaj, by przechodząc przez etap „tanich prac”, nie przyzwyczaić klientów, że zawsze będziesz miał tak dumpingowe ceny. Wraz ze wzrostem doświadczenia, zacznij stopniowo negocjować wyższe stawki.
Zażądanie dodatkowej zapłaty w połowie projektu, bez konkretnego powodu (np. wykupienie dodatkowych zdjęć), tylko dlatego że „przemyślałem sprawę i chcę więcej”, jest nieprofesjonalne. Umów należy dotrzymywać.
Warto przygotować orientacyjny cennik, biorąc pod uwagę kilka czynników: Twoja specjalizacja, rodzaje projektów, ich skomplikowanie, czas, na jaką skalę będzie wykorzystywany (co innego książka z nakładem 500sztuk, a co innego ogólnopolska reklama), wielkość firmy zlecającej... (inaczej wycenisz projekt dla małego niezależnego wydawnictwa, a inaczej dla Coca-Coli).
Jeśli projekt jest bardzo rozbudowany (np. projekt książki obejmujący opracowanie okładki, szablonu, łamane i skład) na etapie wyceny podaj stawki za poszczególne elementy. W momencie, gdy klient zacznie kręcić nosem na cenę, będzie Wam łatwiej przeanalizować koszty i je ewentualnie obniżyć lub z czegoś zrezygnować.
Nie obniżaj ceny bardziej, niż 10-20%. Co ma sobie pomyśleć potencjalny klient, gdy nagle okazuje się, że godzisz się na pracę za połowę pierwotnej stawki. Chciałeś go oszukać?
Zawsze bierz pod uwagę, że od zarobku należy odprowadzić podatek.
Pamiętaj, by rozdzielić koszt Twojej usługi od materiałów dodatkowych, za które ma obowiązek zapłacić klient (np. wykupienie zdjęć z platform).

Zarządzanie własnym czasem

Stwierdziłam, że trochę pospieszyłam się z ogłoszeniem, że będę omawiać ten temat. Wiele razy wałkowano go już na innych blogach i nie ma chyba sensu, bym robiła to znowu. Podam tylko kilka przykładów działań, przy których powinieneś zachować stanowczość, jeśli nie chcesz by klienci wleźli Ci na głowę

Oficjalne dni i godziny pracy — Nieistotne, że w dzień śpisz, a nocą pracujesz. Ustal w jakich dniach i godzinach odpowiadasz na maile, a w jakich jesteś pod telefonem, inaczej tak jak ja, będziesz miał telefon w Niedzielę Wielkanocną o 20:00 Pani Aniu, wysłałem materiał od klienta, do wtorku czekam na korektę.
Inna sprawa, jeśli poprawki przedłużają się z Twojej winy. Zawsze też zachowuję elastyczność dla bardzo ważnych projektów i stałych klientów, ale bez przesady.
Wyznaczaj czas na realizację optymalnie, a nie minimalnie. Nie będziesz musiał gnać na łeb na szyję, jeśli wydarzy się coś niespodziewanego.
Jeśli powiedziałeś klientowi, że projekt zajmie Ci trzy dni, a sprzyjające okoliczności sprawiły, że udało się załatwić sprawę w jeden, nie wysyłaj projektu od razu. Niektórzy klienci mogą uznać, że zawsze będziesz w stanie pracować tak szybko i następnym razem, zażądać nierealnego deadline’u.
Nie odkładaj rzeczy na później i zawsze kataloguj materiały. Słyszałeś o Prawie Murphy’ego, prawda?
Jeśli pracujesz nad kreatywnym projektem albo projektem, który wymaga dużego skupienia, a ty ledwo widzisz na oczy lub nic ci tego dnia nie wychodzi — zostaw to. Marnujesz tylko czas. Pójdź się odpręż i wróć do tego później.