poniedziałek, 4 maja 2015

Subiektywnym okiem grafika – podejście 4


O mailowaniu.

Do mojego porannego rytuału, niezależnie od tego czy jest to dzień pracy, czy jest to dzień wolny, zaraz po uruchomieniu komputera, należy sprawdzenie skrzynki mailowej. Później w ciągu dnia czynię to regularnie, często bezwiednie. Nie ma w tym nic specjalnie dziwnego. W ten sposób, przeważnie komunikuję się z moimi klientami. (Oprócz rozmów telefonicznych). „Komunikacja” jest dobrym słowem, by określić dzisiejszy wpis, w którym chodzi nie tyle o samo pisanie maili, co o komunikację poprzez pocztę elektroniczną.

Ponieważ wciąż jestem na etapie budowania swojej marki i zdobywania klientów, do jednych z moich regularnych działań, należy przygotowywanie i wysyłanie ofert współpracy. Brak odpowiedzi to oczywisty sygnał braku zainteresowania, choć zdarzało się, że firma do której pisałam, nagle ni z tego, ni z owego, odzywała się po kilku miesiącach.
Na rozmowach o odpisywaniu, czy też nie odpisywaniu na maile, wielu wystrzępiło sobie już język. Do dobrego wychowania należy oczywiście odpisywanie, niezależnie od treści wiadomości. Wiadomo jednak, że firmy bywają zalewane podobnymi do sobie zapytaniami i czasami jest fizycznie niemożliwe, by do każdego wyskrobać kilka słów. Z drugiej strony, znam kilka większych przedsiębiorstw, które hołdują zasadzie odpowiadania na pojedyncze wiadomości. Ewentualnie wydają oficjalne oświadczenia, jeśli maili jest naprawdę dużo.

Ale, co innego nie odpisywać na wiadomość typu „…chciałbym dla Was pracować”, a co innego „…jestem potencjalnym klientem”. I takie historie nie są mi obce. Nazwać podobne zachowanie „kopaniem sobie grobu” to za mało, lecz może żyję tylko w świecie złudzeń? Uczestniczyłam niedawno w dyskusji, w której kilka osób jawnie przyznało, że ignoruje maile, które nie mają dla nich potencjału. To znaczy, gdy wiadomo, że piszący i tak nie zostanie klientem, więc nie ma co sobie głowy zawracać. Dla mnie jest to nie do pomyślenia, ale inni stwierdzili, że to nic dziwnego, a ich szefowie nie narzekają na brak zleceń. Według mnie, kilka uprzejmych słów, nawet z odmową, zawsze jest lepsza, niż zignorowanie człowieka po drugiej stronie sieci.

Wtórny analfabetyzm, a dokładniej brak umiejętności czytania ze zrozumieniem i odpowiadania na zadane pytania, to także częsty problem. Staram się zwięźle wyrażać myśli, ale czasem przychodzi mi to z trudem, co w rezultacie skutkuje długimi wiadomościami, w których odbiorca może się pogubić. Dlatego dla ułatwienia, numeruję zawsze najważniejsze punkty/pytania. Jednak bywa, że i to nie wystarcza.
Poniżej autentyczna wymiana wiadomości pomiędzy mną, a drukarnią z mojego miasta:

Ja:
Szanowni Państwo!
Chciałabym zlecić wydruk 50 sztuk śpiewników. [Parametry materiału]. Załączam plik. Proszę o informacje nt:
1. Terminu realizacji
2. Koszcie
3. Potwierdzeniu, czy załączony materiał został przygotowany wg. Państwa wymagań.

Z wyrazami szacunku,
Anna Teodorczyk

Drukarnia:
Tak.

Ja:
Szanowni Państwo!
Proszę o odpowiedź na pytania z poprzedniego maila. Termin, koszt i potwierdzenie, czy plik jest dobry.

Pozdrawiam,

Drukarnia:
Dzień dobry
Tak, xxx zł.

Myślicie, że to żart? Nie, to nie jest żart.

Netykieta, czyli etykieta w sieci, uświadomiła mi, że sposób w jaki piszę wiadomości e-mail jest równie ważny, jak w przypadku zwykłego listu. Kiedy zaczęłam używać zwrotów: Szanowny Panie, Szanowna Redakcjo, Panie Andrzeju!, Droga Haniu!, Z wyrazami szacunku - Znajomi pytali mnie, czy nie uważam, że to zanadto snobistyczne. Cóż... tak. Tak uważałam, gdy pisałam kilka pierwszych maili. Później przywykłam i wreszcie przekonałam siebie, że używam po prostu poprawnej formuły adresowania listów, przez co okazuję szacunek swoim odbiorcom. Tylko raz, na początku pracy grafika, korespondująca ze mną osoba, zwróciła na to uwagę. A sens był mniej więcej taki:

Ja:
Szanowny Panie!
W odpowiedzi na głoszenie zamieszczone na portalu XX chciałabym zaprezentować Panu swoje portfolio i zaoferować podjęcie współpracy.

Z wyrazami szacunku,

Klient:
Cześć, interesuje mnie przygotowanie kilku grafik na koszulki. Coś jak rysunek w linku, ale zmieniony, żeby nie było plagiatu. Dorysować z boku okulary albo coś, ale ogólnie bardzo podobnie. Oferuję xx zł. Prosta umowa. Kasa dla ciebie, rysunek dla mnie.
XX

P.S
Nie pisz „szanowny Panie, nie jestem panem feudalnym na włościach

Ja:
Panie XX!
Mogę zaoferować wykonanie czegoś w podobnej koncepcji, ponieważ zmiana jednego elementu nie uchroni pracy przed potencjalnym oskarżeniem o plagiat. Pracę rozpocznę po uzgodnieniu warunków umowy.

Z wyrazami szacunku,

P.S
Nie chodzi o „pana na włościach”, to po prostu poprawny zwrot listu. Chodzi o szacunek dla adresata.

Klient:
Hej, nie będzie plagiatu, bo pełno takich koszulek w różnych sklepach i nikt się o nic nie czepia. Umowy nie podpisuję. Traktuję to raczej nie jako pracę, a kieszonkowe, które wam daję. [Wam - grafikom]
A to bez znaczenia, jak się pisze. „Szanowny Pan” brzmi jakbym był stary, albo zarządzał czymś, a ja nie zarządzam.

Pozdrawiam

Ja:
Panie XX!
W załączniku przesyłam szkic propozycji, zmiany grafiki. Niezależnie od tego, co robią inni, to nadal będzie plagiat. Umowa jest jednak niezbędna. Może Pan nie traktuje mojej pracy poważnie, ale ja tak.
A jeśli chodzi o zwrot „Szanowny Panie”, to jest to zwykły zwrot grzecznościowy i nie ma celu obrażania Pana, ani kogokolwiek.

Pozdrawiam

Klient:
Za dużo straciłem już czasu z panią. Odwołuję zlecenie.
Do widzenia

Niektóre z aspektów tej wymiany elektronicznej korespondencji więcej się nie powtórzyły. Ale tylko niektóre.

No i rzecz najgorsza. Powyższe przykłady można obrócić w żart, albo być wyrozumiał. Jednak niezależnie od tego czy jestem składającym ofertę, czy pytającym o nią, niewiele rzeczy tak mnie zniechęca jak informacja zwrotna, że mój mail został wyrzucony do kosza, jeszcze przed otwarciem.

Brak komentarzy

Prześlij komentarz

TOP